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Software contable y administrativo: esencia, historia y algo más

27 septiembre, 2019.

Tecnologías como la computación en red, internet o el intercambio electrónico han dado un nuevo perfil de necesidad y respuesta entre el usuario de la información y el sistema de contabilidad, enfocado –por ejemplo- a la gestión del cambio, la automatización y la minimización en el uso del papel, la medición de lo intangible y el apoyo sinérgico a la gerencia en la conducción de la organización hacia el logro de sus objetivos.

Por Norma Silvia Sánchez (*)

En un sentido superficial, la corriente innovadora de finales del siglo XIX tuvo sustento en una férrea dedicación por agilizar los procesos productivos y administrativos de las empresas e individuos, un afán que históricamente ha caminado de la mano con la evolución de la industria informática.

Pero el concepto de administración dio un vuelco de 360 grados desde que Herman Hollerith ideó su máquina tabuladora de tarjetas perforadas, las que incluían la descripción de cada persona a fin de mejorar y facilitar el censo de población en Estados Unidos de 1890, y es que este invento (considerado por varios especialistas como el “inicio accidental” de la computación) prácticamente implicó el ahorro de muchos meses de trabajo, lo cual era un logro perentorio en una época en la que se estaba apuntalando las bases de la llamada modernidad tecnológica.

Podría afirmarse que los procesadores de textos en las computadoras en sustitución de las máquinas mecánicas de escribir, así como las calculadoras de escritorio y de bolsillo, fueron algunos de los primeros frutos tangibles de la informática relacionados directamente con las labores de administración en las empresas y en los hogares.

Previamente, sin embargo, se vivió una especie de enamoramiento platónico con respecto a lo que bien pudo asumirse como una novela de Julio Verne o alguna predicción de Nostradamus, pues las primeras computadoras, antes de convertirse en commodities, se antojaban inalcanzables para el común de los mortales. Al término de los años 40 apareció la primera generación de computadoras, las que ocupaban muchísimo espacio y tenían incontables componentes electrónicos, válvulas y kilómetros de cables; utilizaban tubos al vacío para procesar la información y cilindros magnéticos para almacenar los datos o las instrucciones internas.

Estos “gigantes de cerebro pequeño” eran sumamente lentos; consumían demasiada electricidad y generaban bastante calor; usaban tarjetas perforadas -como las propuestas por Hollerith- donde se incluía la información y los programas, pero medio siglo después, ya con la introducción del sistema binario para representar los datos, además de la invención del transistor (1948), se comenzó a preparar el terreno para la miniaturización, lo que impactaría directamente a la electrónica y daría paso a la segunda generación de computadoras.

Lo más importante de todo este crecimiento tecnológico, y tomando en cuenta el asunto que nos concierne en esta ocasión, es que la industria del cómputo nació y fue moldeándose obedeciendo a una orientación administrativa, procurando sobre todo facilitar procesos empresariales como lo son el cálculo numérico o el análisis matemático, la contabilidad y las finanzas; de hecho, el término “computadora” proviene del latín computare, que significa calcular.

El cómputo moderno

La introducción del circuito integrado de silicio que almacena la información como cargas eléctricas, el desarrollo de los denominados “chips” y semiconductores para procesar datos y realizar diferentes tareas simultáneas, aparte del surgimiento de la multiprogramación, dieron un impulso al cómputo moderno y muy en particular a la industria del software. La cuarta generación, que se vivió en los años 70 se caracterizó por la llegada de las computadoras personales, y con la ayuda de la microelectrónica fue posible hacer estos equipos cada vez más pequeños, ligeros y eficientes.

Por su parte, la quinta generación, vivida alrededor de los años 80, se relacionó mayormente con el desarrollo de la programación de computadoras y no con la electrónica como tal, y es que –más allá de “los fierros”, de la miniaturización con mayores cualidades de velocidad y transferencia de datos, de almacenamiento y procesamiento de información- podría afirmarse que el software es hoy en día el elemento mediante el cual y alrededor del cual se define la modernidad informática.

Actualmente sería imposible desempeñar nuestras incontables actividades productivas y de esparcimiento sin la tecnología de cómputo, la que ha ido cambiando propositivamente con el paso del tiempo y adaptándose conforme a las necesidades de una sociedad en movimiento constante.

Pareciera, sin embargo, que tal evolución ha conservado de alguna manera los principios básicos, teóricos y prácticos de la administración a pesar de su simbiótico contubernio con el avance tecnológico. Las labores administrativas, sobre todo en las empresas, han sido las mismas con el correr del tiempo y, desde la óptica de los expertos, seguirán así mientras exista la necesidad de gestionar de forma integrada todos los procesos de un negocio u organización.

Los software administrativos, por lo general, están compuestos de módulos cruzados que impactan los procesos de un negocio, empresa o proyecto a fin de aumentar las ventas, controlar los costos, ser más competitivos, ofrecer mejores servicios a los clientes, dar mayores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivos y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros propósitos.

La contabilidad moderna

Haciendo un poco de historia, Luca Pacioli dedicó 36 capítulos de su obra “Tractus XI-Particularis de computis et scripturis” al tratado de cuentas de contabilidad usando la llamada “partida doble”, dando origen a lo que hoy se conoce como contabilidad moderna. Este matemático y humanista del Renacimiento, considerado por muchos como el padre de la contabilidad, propuso la utilización de cuatro libros (Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor), los cuales siguen vigentes hoy en día; asimismo, parte de su trabajo la destinó a la descripción y uso de otros conceptos mercantiles, tales como contratos de sociedad, el cobro de intereses y el empleo de las letras de cambio.

Debe destacarse que el nacimiento formal de la contabilidad y su teoría fundamental (la teoría del cargo y el abono) se relaciona de alguna manera con la obra de Pacioli en cuanto al conocimiento de ingresos y gastos a través de los registros contables y la partida doble, cuyo medio fundamental era el papel.

Por su parte, Fátima Nobrega, en su ensayo titulado “El sistema de contabilidad en la complejidad de las organizaciones” (2011), indica que desde 1980, gracias a la popularización de los medios informáticos, surgieron los sistemas de contabilidad integrados a bases de datos, proporcionando información no para satisfacer necesidades o requerimientos de orden legal sino como apoyo para la toma de decisiones.

Pero hoy en día las posibilidades tecnológicas (computadoras en red, Internet, el intercambio electrónico, entre otras) han dado un nuevo perfil de necesidad y respuesta entre el usuario de la información y el sistema de contabilidad, enfocado –por ejemplo- a la gestión del cambio, la automatización y la minimización en el uso del papel, la medición de lo intangible y el apoyo sinérgico a la gerencia en la conducción de la organización hacia el logro de sus objetivos.

A principios de los años 90 los propios programadores y desarrolladores no tomaban en cuenta las repercusiones del software que estaban creando, aparte de que solo podían aprender en la práctica. Según comenta René Torres, director general de ContPAQi, desde la aparición de las primeras casas de software o desde que este comenzó a manejarse como producto, las aplicaciones administrativas y contables llegaron a convertirse en una norma a fin de que pudieran operar con cada vez más potentes máquinas personales controladas por sistemas operativos sofisticados, tanto en redes globales como locales.

Al paso del tiempo los cambios de plataformas, así como la diversidad de lenguajes, interfaces, comunicaciones y demás hicieron reconocer que un sistema siempre es perfectible y que los usuarios cada vez quieren algo extra, considerando para ello tendencias como el uso intensivo de las telecomunicaciones, las operaciones vía Internet, el cómputo móvil, el comercio electrónico y el cómputo en la nube.

En cuanto a los “tradicionales” esquemas de licenciamiento, estos pasaron a convertirse en un modelo de Software como Servicio (SaaS), lo que ha permitido la reducción de precios y facilitado el acceso a aplicaciones administrativas y contables cada vez más eficientes y completas.

Llámense contralores, gestores, fiscalistas, contadores, tesoreros o administradores, lo cierto es que el software administrativo y contable ha tenido una injerencia directa en todas estas figuras y prácticamente en la totalidad de los procesos donde se requiere de control, orden, capacidad de transferencia y acceso a los datos empresariales (esto último es presumiblemente el activo más valioso de cualquier organización). 

Los sistemas de información contable y administrativos disponen actualmente de medios o herramientas que apoyan no solo la exactitud y celeridad, sino la calidad y compuestos de información, según se refiere en La Enciclopedia de Contabilidad: “El contador dispone de nuevas herramientas informáticas que tratan de administrar, compartir y canalizar tanto la información real como el conocimiento intangible de la empresa, de tal manera que este fluya en la organización, integrado en aplicaciones como intranets, groupware, data mining, knowledge data base, etcétera”. Hoy en día las personas y empresas pagan solo por el derecho al uso de estos sistemas, lo que les otorga acceso a cualquier actualización con respecto a las muy constantes reformas fiscales; además, los usuarios reciben soporte para todo el esquema de contabilidad electrónica y el servicio de timbrado ilimitado; todo ello con disponibilidad en la nube y combinado con herramientas de Business Intelligence (BI), ERPs y la posibilidad de facturar desde cualquier dispositivo móvil.



(*) La autora es Directora General de Grupo NYM, una de las 50 empresas de consultoría TIC más importantes en México, según el ranking que anualmente publica la revista Consultoría.



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