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Tips para un cierre contable exitoso

17 mayo, 2019.

El correcto ejercicio contable permite analizar el crecimiento de la empresa y validar si todas las estrategias implementadas dieron resultado, o si se debe renovar alguna de estas.

Por Federico Buiter

Han pasado algunas semanas de haber comenzado el año, en las que seguramente nos encontramos revisando a detalle los resultados económicos de la empresa, comprobando si las estrategias llevadas a cabo están teniendo éxito o si es conveniente aplicar algunos cambios, pero todo este indicativo lo podremos identificar –en su gran mayoría– en los estados financieros.

El cierre contable es un ejercicio obligatorio que debe realizarse el último día del año. El ejercicio económico de las empresas inicia el 1º de enero y termina el 31 de diciembre del mismo año; por lo tanto, el cierre contable se realiza entre el 1º de enero y el 31 de marzo del siguiente año, fecha en que deben ser presentados para su declaración de impuestos, así como a los accionistas, entres de control y vigilancia.

No hay que confundir el cierre fiscal del ejercicio con su cierre contable. El primero es un proceso posterior al segundo y consiste, resumidamente, en aplicar el pago de impuestos y deducciones al cierre contable.

El cierre contable permite identificar las ganancias o pérdidas de la empresa durante el año. Si bien mucha de esta información la logramos obtener en el estado de resultados; el análisis de la información nos permitirá evaluar las cuentas de resultados como ingresos, gastos, costos y cualquier cifra que se dirija a las cuentas de activo.

Al hablar de cierre contable puede pensarse que solo los equipos o departamentos de impuestos o de contabilidad son los encargados de generar dicha información o realizar el esfuerzo de cierre; sin embargo, el área de tesorería es la que tiene las cifras y el control, la cual genera aquella información que debe ser considerada para realizar un correcto cierre contable.

En ese sentido, el departamento de tesorería es el encargado de realizar el cierre contable realizando las siguientes actividades: verificando saldo contable vs. saldo en bancos; cancelando provisiones, y cuentas de resultados, así como también trasladando las cifras a las cuentas de balance. Este cierre posibilita el conocimiento del resultado económico del periodo y permite cuantificar las ganancias o pérdidas de la empresa determinando los gastos e ingresos que se obtuvieron durante el año.

Los usuarios de tesorería en las empresas deben procurar que la información de cada cierre mensual haya sido reportada de forma correcta y a tiempo, lo cual asegura a todo el equipo que el esfuerzo para dicho cierre sea menor, por lo que no se incurrirá en mucho tiempo para su realización; asimismo, el equipo de tesorería debe tener identificado aquellos datos y/o partidas que necesiten ser tratadas o canceladas al final del periodo.

Al llevar a cabo el cierre contable es muy común que surjan diversos problemas debido a errores previos en los registros de movimientos. Entre los errores más repetitivos se encuentra la aparición de valores erróneos y la colocación de gastos e ingresos en cuentas diferentes, entre otros.

Por otro lado, la tesorería también es la encargada de que la información del año contable sea similar a la del anterior, reflejando una estabilidad; gestionando las finanzas de cualquier otro proyecto con facilidad; además, es fundamental que se planifique el ejercicio contable y se analicen los datos cada determinado tiempo, asignando a cada periodo los gastos e ingresos correspondientes.

Para tener un exitoso cierre contable recomendamos:

  • Estar al pendiente de las reformas y cambios que hace la autoridad en materia contable y fiscal.
  • Al finalizar el periodo, las cuentas se deben cerrar para ver los resultados del ejercicio, ya sea en pérdidas o utilidades.
  • Antes de cancelar las cuentas de resultado, concilia y ajusta aspectos como la amortización de los activos y la depreciación de los activos fijos.
  • Una vez que se tiene el cierre contable, se crean los asientos contables, que tienen como objetivo la cancelación de cuentas dejándolas en ceros. Las cuentas son: ingresos, gastos, costos de venta y de producción.
  • El resultado de la cancelación de cuentas se llevará a la cuenta de patrimonio
  • Las cuentas con saldo negativo se tienen que clasificar nuevamente, sobre todo las bancarías, de clientes o proveedores

En definitiva, se debe tener en cuenta que una correcta elaboración del cierre contable ayudará al progreso de la empresa y a incrementar su negocio, al mismo tiempo que seguirán con las normativas vigentes impuestas por la autoridad.

Es muy importante para los encargados de la tesorería que las provisiones aparezcan reflejadas claramente en la contabilidad. Las provisiones contribuyen a la estabilidad y seguridad de cualquier proyecto empresarial, pues  permiten hacer frente a cualquier tipo de contingencia.

El autor es MBA y Director General de Integrity Software Latin America (www.integrity-la.com), una empresa enfocada en ofrecer soluciones de tecnología para tesorerías corporativas e instituciones financieras, especializada en la consultoría, entrenamiento e implementación de mejores prácticas contables en México, Brasil y Colombia.



Sistema FIS Treasury


El sistema de tesorería FIS de Integrity Software ofrece una amplia gama de soluciones, desde la administración básica de efectivo hasta los más sofisticados análisis de riesgos. Las soluciones de gestión de tesorería, liquidez, riesgo y efectivo de Integrity FIS ayudan a enfrentarse a los desafíos que vayan surgiendo para el tesorero actual, al dirigir la automatización, visibilidad y colaboración.

De manera resumida, este sistema…

* Provee tesorería a terceros y mantiene una tabla estándar de cuentas para cada entidad de negocios donde se requiera información de contabilidad.

* Prepara la contabilidad para la actividad de cuentas bancarias basada en categorías definidas por el usuario y mapeos de transacciones.

* Posibilita que el departamento de tesorería automatice la entrada de información contable para una proporción significativa de los flujos de efectivo reportados.

* Provee metodologías extensivas de pruebas para dar soporte a los requisitos de apertura de información en la contabilidad de coberturas global, así como todo un grupo de reportes que detallan las relaciones de contabilidad de coberturas y una investigación profunda de revalorización para propósitos de auditoría.

* Posibilita que los tesoreros prueben las relaciones de contabilidad de coberturas por medio del uso de análisis de escenarios para asegurar la efectividad y el posible impacto en el estado de resultados.

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